Rekisteriseloste

RESTAMARK OY:N TOIMITTAJA- JA ASIAKASREKISTERI

= EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen informointiasiakirja Restamark Oy:n myymälätoimintojen toimittaja- ja asiakasrekisterissä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä

Rekisterinpitäjä

Restamark Oy (0113298-8)
Merimiehenkatu 29, 00150 Helsinki, puh.09-6220 200

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Rekisteriin ja rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyvissä asioissa rekisterinpitäjän edustaja on toimitusjohtaja Jorma Vähärautio, 09- 6220 200, jorma.vaharautio@mara.fi

Rekisterin nimi

Restamark Oy:n myymälätoimintojen toimittaja- ja asiakasrekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Rekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu kuluttaja-asiakkaiden ja yritysasiakkaiden asiakkuussuhteeseen Restamark Oy:hyn. Tämän nojalla rekisterissä käsitellään kuluttaja-asiakkaiden ja yritysasiakkaiden yhteishenkilöiden tietoja.

Asiakkuussuhde syntyy, kun kuluttaja-asiakas tai yrittäjä-asiakkaan yhteyshenkilö tilaa Restamarkin myymälästä tavaraa tai rekisteröityy Restamarkin verkkokaupan asiakkaaksi.

Kuluttaja-asiakkaiden tilaustietojen käsittely perustuu tämän lisäksi siihen, että rekisteröidyn tietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen tilaussopimuksen toteuttamiseksi.

Tavarantoimittajan yhteyshenkilötietojen käsittely perustuu toimittajan ja Restamark Oy:n väliseen liikesuhteeseen ja mahdolliseen yhtiöiden väliseen toimitussopimukseen. Tämän nojalla rekisterissä käsitellään toimittajan yhteyshenkilötietoja.

Restamark Oy:n verkkosivustot (restamark.fi) käyttävät evästeitä. Evästekäytännöistä ja evästeiden käyttötarkoituksista kerrotaan erillisessä ohjeessa ko. sivuston yhteydessä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Kuluttaja-asiakkaiden sekä yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden tietoja käytetään
- tilausten käsittelyyn ja tilausten toimittamiseen
- asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen
- maksamiseen ja laskutukseen sekä maksujen valvontaan ja perintään
- asiakassuhdeviestintään
- asiakaspalvelun ja myymälätoimintojen ja sekä tuotevalikoiman kehittämiseen
- suoramarkkinointiin

Toimittajan yhteyshenkilöiden tietoja käsitellään:
liikesuhteeseen, tavarantoimituksiin ja toimittajan tuotteisiin liittyvään yhteydenpitoon

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään asiakkaista seuraavia henkilötietoja

Yritysasiakkaiden kohdalla henkilötietoina

• tilauksen tekemiseen tarvittavina tietoina yrityksen puolesta tilauksen tehneen yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite ja hänen tilaamansa tuotteet, tilauksen loppusumma ja tilaushetkellä annetut mahdolliset muut tilaukseen tai sen toimittamiseen tai palauttamiseen liittyvät tiedot
• mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamointitiedot (palautteen antaja tai reklamoinnin tekijä ja palautteen tai reklamoinnin aihe ja sisältö)

Kuluttaja-asiakkaiden henkilötietoina

• tilauksen tekemiseen tarvittavina tietoina henkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, kotiosoite, toimitusosoite ja tilatut tuotteet, tilauksen loppusumma ja tilaushetkellä annetut mahdolliset muut tilaukseen tai sen toimittamiseen tai palauttamiseen liittyvät tiedot
• mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamointitiedot (palautteen tai reklamoinnin aihe, sisältö ja ajankohta sekä mahdolliset toimenpiteet)

Restamarkin verkkopalvelussa (www.restamark.fi) asiakkaan on mahdollista luoda tunnukset ja tehdä kirjautuneena ostoksia verkkokaupassa. Palveluun kirjautuneista asiakkaista käsitellään edellä mainittujen tietojen lisäksi kirjautumista edellyttävinä tietoina käyttäjätunnus sekä salasana salattuna. Rekisteröityneet asiakkaat voivat tarkastella palvelussa tekemiään tilauksia ja omia tietojaan.

Toimittajan yhteyshenkilötietoina rekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:
- yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero, sähköposti, työosoite

Mistä henkilötiedot saadaan

Rekisterissä olevat tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tilausta tehtäessä tai kirjauduttaessa käyttäjäksi Restamark Oy:n palveluun. Myös rekisterinpitäjä syöttää tietoja rekisteriin tilauksien ja toimitusten käsittelyyn, reklamaatioihin ja asiakaspalautteisiin perustuen. Toimittajalta saadut yhteyshenkilötiedot saadaan toimitussopimuksia tehtäessä tai muuten toimittajalta itseltään.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

Toimittaja- ja asiakasrekisteristä ei säännönmukaisesti luovuteta tietoja kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa, jos se on tarpeen saatavan perintää, reklamaatioasioiden käsittelyä tai oikeudellisen vaatimuksen esittämistä tai puolustautumista varten tai jos luovuttamiseen on olemassa muu rekisterinpitäjän oikeuksien toteuttamiseen tai turvaamiseen liittyvä peruste.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille näiden lakiin perustuvien tietopyyntöjen perusteella.

Tietosuoja-asetuksen tarkoittamana henkilötietojen käsittelijänä tässä rekisterissä olevien tietojen osalta Restamark Oy käyttää yrityksiä, jotka tarjoavat Restamark Oy:lle toiminnanohjauksen ohjelmistopalvelun sekä laskutus- ja suoramarkkinointiviestin lähettämiseen tarvittavan ohjelmiston.

Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Rekisterissä olevia tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Asiakastiedot

Rekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään kunkin asiakkaan kohdalla asiakasrekisterissä niin kauan kuin tämän asiakkuussuhde Restamark Oy:hyn säilyy. Rekisterinpitäjä katsoo asiakkuuden päättyneeksi, jos yritys- tai kuluttaja-asiakas ei ole pitkään aikaan tilannut Restamarkista tuotteita (5 vuotta on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä jona viimeisin tilaus on tehty) eikä asiakas ole rekisteröitynyt palvelun käyttäjäksi. Asiakkuuden päätyttyä kuluttaja- tai yritysasiakasta koskevat henkilötiedot poistetaan yhden vuoden kuluessa asiakassuhteen päättymisvuodesta lukien. Päättyneidenkin asiakkuuksien osalta tiedot voidaan säilyttää rekisterissä niin kauan kuin tietojen säilyttämiseen on lakiin perustuva tarve kuten esimerkiksi kirjanpitolakiin perustuva syy (tilausta koskevin tositteiden säilytysaika on viisi vuotta) tai tietojen säilyttäminen on tarpeen reklamaatioasioiden käsittelyä varten.

Toimittajan yhteyshenkilötiedot

Rekisterissä olevia toimittajan yhteyshenkilötietoja käsitellään kunkin toimittajan kohdalla niin kauan kuin Restamark Oy tilaa toimittajalta tavaroita. Jos Restamark Oy lopettaa tavaroiden tilaamisen ko. toimittajalta, tämän yhteyshenkilötiedot poistetaan viiden vuoden kuluessa sen kalenterivuoden päättymisestä lukien, jolloin liikesuhde on päättynyt. Yhteyshenkilötiedot voidaan kuitenkin säilyttää rekisterissä tämä jälkeen jos tietojen säilyttämiseen on kirjanpitolakiin perustuva syy (tilausta koskevin tositteiden säilytysaika on viisi vuotta) tai tietojen säilyttäminen on tarpeen reklamaatioasioiden käsittelyä varten.

Rekisteröidyn oikeuksista

Toimittaja- ja asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla (tietosuoja-asetus 6 artikla 1 kohta e alakohta). Tässä tapauksessa oikeutetun edun muodostaa liikesuhde ja asiakkuussuhde. Tietoja käsitellään myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen perusteella (tietosuoja-asetus 6 artikla 1 kohta b alakohta) koskien tietoja, joita käsitellään kuluttajan tekemään tilaukseen liittyen.

Kun tietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun ja sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä itseään koskeviin tietoihin (=tarkastusoikeus) sen selvittämiseksi käsitelläänkö
häntä koskevia tietoja asiakasrekisterissä tai että niitä ei käsitellä.

Rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja toimittaja- ja asiakasrekisteriin on tallennettu. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.

Rekisteröidyn oikeuttaa saada tiedot voidaan tietosuoja-asetuksen nojalla rajoittaa tai siitä kieltäytyä, jos tietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa rekisterinpitäjän liikesalaisuudet tai toisen henkilön henkilötiedot. Rekisteröidyn oikeutta saatetaan rajoittaa myös kansallisessa lainsäädännössä (kuten tietosuojalaissa).

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on sen nojalla oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä poistettava rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:
henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä (vastustusoikeudesta jäljempänä)
rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten (käsittely on tässä tapauksessa mahdollista kuitenkin muihin tarkoituksiin)
henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti

Vaikka jokin edellytyksistä täyttyisi, ei tietoja tarvitse poistaa jos käsittely on tarpeen esimerkiksi rekisterinpitäjään sovellettavaan EU-oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.

Jos rekisteröity vastustaa tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. Rekisterinpitäjällä voi jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten, niitä ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen.

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä, jos käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.

Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista

Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä seuraavissa tilanteissa:

rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden
käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan tietojen käsittelyn rajoittamista
rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai
rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä (vastustusoikeudesta yllä) ja sen arviointi, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän perusteet rekisteröidyn perusteet, on kesken.

Käsittelyn rajoituksen kestäessä tietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Tietoja saa käsitellä myös oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä. Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, siitä on ilmoitettava rekisteröidylle.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut toimittaja- ja asiakasrekisteriin henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa.

Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.

Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan tarkastuspyynnön allekirjoitettuna. Rekisterinpitäjä voi myös pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla,


Päiväys

Helsingissä 25.5.2018